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10 formas de mejorar las habilidades de comunicación en el trabajo: Volumen I

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Índice de Contenido

Una comunicación efectiva en el lugar de trabajo no solo hará que el lugar sea más confortable. ¡También tendrá efectos positivos sobre los resultados! De hecho, las empresas que desarrollan sobre el terreno tácticas para mejorar continuamente las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo tienen un 50 % más de posibilidades de mejorar los datos de ventas que aquellos que no se comunican de forma efectiva.
Una mala comunicación implica a menudo malentendidos y frustración. Para prevenir estos problemas comparto a continuación 20 formas sencillas de mejorar las habilidades de comunicación dentro del entorno laboral. Son fórmulas que cualquier empresa encontrará útiles para construir unas habilidades de comunicación potentes dentro de su personal y mejorar las relaciones generales entre los distintos equipos.
No obstante, antes de meternos de lleno en ese tema vamos a analizar la importancia de la misma y las modalidades de comunicación en los que se tienen que centrar las empresas en el lugar de trabajo.

La importancia de la comunicación en el lugar de trabajo.

Una gran comunicación es la única forma de asegurarse de que todos los miembros del equipo entienden qué se espera de ellos. Mantendrá a todos los componentes del equipo trabajando por alcanzar los objetivos generales de la empresa. No obstante, es posible que sea más importante el hecho de que construye confianza y transforma el lugar de trabajo en un espacio que se disfruta más.
Los vacíos en la comunicación dentro del puesto de trabajo pueden generar frustración, confusión y una pérdida de confianza entre las figuras principales de la empresa. Absentismo, aumento del índice de renovación de la plantilla y un empeoramiento del nivel de satisfacción de los clientes son algunas de las consecuencias negativas de la carencia de habilidades comunicativas.

Tipos comunes de comunicación en el lugar de trabajo.

Unas habilidades de comunicación potentes no se construyen simplemente con conversaciones personales. De hecho, hay toda una gama de formas de comunicarse con las que se puede conseguir una comunicación clara y concisa, y será necesario utilizar varias herramientas y habilidades dependiendo del tipo de información que se va a compartir.

  • Mensaje de liderazgo: Los líderes empresariales suelen utilizar la comunicación unilateral con sus equipos para mantenerles al día o para informarles sobre los cambios que sucedan en la empresa. A menudo utilizan sus potentes habilidades de comunicación y de lenguaje no verbal para animar e inspirar el compromiso entre sus equipos y se apoyan más en el uso de narrativas que en los datos complejos.
  • Comunicación en sentido ascendente: Memorandos, correos electrónicos, informes y reuniones fijas son una manera estupenda de que los gestores de proyecto se comuniquen con otros gestores y líderes que no pertenecen a su estructura de mando. Por lo general este tipo de comunicación es más formal.
  • Actualizaciones: Las actualizaciones son cortas, directas y breves por su propia naturaleza. Sirven para resumir obstáculos, peligros y ganancias dentro de la empresa y utilizan registros visuales o tableros para mantener al mínimo la comunicación verbal y escrita. Además, el uso de unas habilidades fuertes de comunicación escrita a la hora de enviar actualizaciones pueden poner la base para el despegue de las relaciones personales, mostrar una fortaleza en las habilidades de liderazgo y suponer el éxito general del lugar de trabajo.
  • Disertaciones: funcionan bien con una audiencia grande a la que hay que subrayar cuáles son los objetivos más importantes, para lo que se aprovecha el poder de las habilidades de comunicación verbal y no verbal. Se usan normalmente para informar, influir y persuadir a la audiencia, por lo que recibe el mayor cuidado y atención.
  • Reuniones: La mayoría de las veces se tira demasiado de reuniones y muy poco de los menos entendidos métodos de comunicación dentro de las empresas. Es necesario desarrollar sinergias dentro del equipo y que las reuniones sirvan solo para compartir información que pueda malinterpretarse usando otros formatos.
  • Interacciones oficiosas: Por interacciones entendemos las conversaciones que entablamos cada día para obtener más información, contestar preguntas y para dar o recibir apoyo y consejos. No obstante, también favorecen las conexiones sociales, construyen la cultura empresarial y ayudan a los empleados a encontrar intereses comunes.

Cómo mejorar las habilidades de comunicación dentro del lugar de trabajo

1. Pon los cimientos

Los informes de la Asociación Americana de Psicólogos indican que hasta un cuarto de los empleados simplemente no confía en sus empresarios. Los empleados que confían en sus jefes son más proclives a comunicar los problemas a medida que se originan. La mejor forma de ganarse la confianza es construir un buen entendimiento con los empleados desde el principio.

2. Dar prioridad a las reuniones individuales

Fijar reuniones individuales periódicas con los empleados para tratar sobre retos o preocupaciones recientes les pre dispondrá a compartir detalles sobre el funcionamiento interno de la oficina, con lo que obtendrás una idea más precisa sobre los defectos que existen y cómo resolverlos.
Unas reuniones individuales entre los directores también pueden ayudar a que estos puedan abordar los problemas más importantes, ya que los empleados podrán expresar sus preocupaciones sin sentir que estorban a sus superiores solicitando reuniones.

3. Fijar reuniones de equipo semanales

Las reuniones de equipo semanales son ideales para que cada trabajador comparta sus metas semanales, subraye cualquier obstáculo y descubra información sobre el rendimiento de cada miembro del equipo. Estos esfuerzos pueden ayudar a mejorar la transparencia, las habilidades de comunicación y crear más oportunidades de colaboración.

4. Crear un espacio seguro para desarrollar unas habilidades de comunicación potentes

Para crear el sentimiento de seguridad psicológica que ya se ha mencionado es necesario que todos los miembros del equipo trabajen juntos. La seguridad psicológica se define como la capacidad de mostrarse y ocuparse de uno mismo sin miedo y sin consecuencias negativas sobre la propia imagen, la posición o la carrera. A menos que todos los empleados se sientan seguros como para comunicar sus condiciones la comunicación no tendrá ningún valor.

5. Fomentar la escucha activa

Comunicarse bien con los demás va más allá de simplemente pasar un mensaje. Una buena comunicación es una vía de dos sentidos, y si no se escucha de forma activa lo que dice la otra persona será prácticamente imposible llegar a una buena sintonía.

6. Rompe con el hábito de sacar conclusiones precipitadas

Uno de los mayores inhibidores de una comunicación de calidad en el lugar de trabajo es sacar conclusiones precipitadas basadas en señales perdidas. No todos los empleados que están estancados en un área en la que se supone que destacan son vagos que les da todo igual, y por eso es importante que se proporcionen instrucciones que no produzcan conflictos para poder llegar a la verdadera raíz del problema.

7. Investiga y trabaja las fortalezas y debilidades de cada uno

Las pruebas de análisis de personalidad, incluyendo eneagrama, Myers Briggs y Strengths Finder, son solo algunas de las herramientas que se pueden emplear para ayudar a descubrir las debilidades y fortalezas de cada uno de los miembros de tus equipos. Cuando se consigue un conocimiento más profundo de las fortalezas y debilidades del personal es mucho más sencillo mejorar las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo.

8. No utilices solo recursos modernos

Los chats y los correos electrónicos son valiosos y útiles hasta cierto punto No obstante, si resulta complicado ir y volver al ordenador está bien llevar la conversación al terreno del cara a cara en su lugar. Es una gran manera de simplificar la tarea y evitar cualquier error en las comunicaciones como las repeticiones o el sarcasmo no percibido por alguna de las partes.

9. Ser coherente con las expectativas

Es fácil reunirse de forma periódica con los empleados cuando el ritmo es más lento en la oficina, pero es incluso más sencillo prescindir de esta coherencia cuando el ritmo se acelera. A pesar de ello es una de las mejores formas de mantener una comunicación potente en el lugar de trabajo. Los empleados deben saber cuándo es necesario hacer un seguimiento de un proyecto y qué es lo que se busca ver en su trabajo.

10. Fomenta las valoraciones constructivas

Cuando se aportan críticas constructivas es fundamental centrarse en el comportamiento que se pone en duda y no en el carácter de la persona. Siempre hay que dar a la persona con la que se habla la oportunidad de compartir sus pensamientos y contribuir al proceso para asegurar el avance positivo del proceso.

Una comunicación eficaz no solo es vital para el buen funcionamiento y rendimiento empresarial. Es una herramienta que se puede usar para fomentar la inclusividad y que va más allá de simplemente unos indicadores de rendimiento.
Por tanto, si se priorizan las habilidades de comunicación dentro del lugar de trabajo será posible crear una cultura de empresa en la que todo el mundo esté al día, se sienta escuchado y persiga las metas más importantes de la empresa.

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